Käyttöohjeen laatiminen Suomen markkinoille

Moni valmistaja ja maahantuoja pohtii, voiko tuotteen laittaa Suomessa myyntiin niin, että mukana ovat vain englanninkieliset käyttöohjeet. Suomenkielinen käyttöohje on kuitenkin pakollinen Suomessa myytävissä tuotteissa. Lisäksi käyttöohjeet ja käyttöturvallisuutta koskevat merkinnät on muistettava kääntää myös ruotsiksi, sillä lain mukaan tiedot on annettava maan kummallakin virallisella kielellä.

Käyttöohjeen kääntäminen

Tuotteiden valmistusmaasta huolimatta käyttöohjeet tuotetaan usein englanniksi. Kun valmistajan tuottamat käyttöohjeet ja turvallisuustiedot ovat vieraalla kielellä, jää valmistajalle, maahantuojalle tai viime kädessä jakelijalle vastuu ohjeiden kääntämisestä suomeksi ja ruotsiksi. Teknisten tekstien ja erityisesti ohjetekstien kääntämisen osaava kääntäjä voi auttaa tällaisissa käännöstöissä.

Kun alkuperäinen käyttöohje on hyvin laadittu, kääntäjän tehtävä on helppo: käännetään tekstin sisältö sellaisenaan ja muutetaan esitystapa kohdekielen käytänteitä vastaavaksi, esimerkiksi toimintaohjeiden passiivimuodot selkeiksi käskymuodoiksi. Valitettavan usein kääntämisen pohjana käytettävät englanninkieliset käyttöohjeet kuitenkin ovat huonosti laadittuja ja niiden englannissakin on toivomisen varaa. Ohjeet on tuotettu kiireellä tai ne on koostettu useita vanhoja ohjeita yhdistelemällä, mikä saattaa näkyä lopputuloksessa. Tällöin kääntäjältä vaaditaankin jo enemmän kokemusta ja näkemystä käyttöohjeiden kääntämisestä. Olipa alkuperäinen käyttöohje sitten millainen tahansa, kääntäjän vähimmäistavoitteena tulisi aina olla, että käyttäjä kuin käyttäjä pystyy käännetyn käyttöohjeen avulla käyttämään ostamaansa laitetta oikein ja turvallisesti sekä hyödyntämään kaikkia sen ominaisuuksia. 

Hyvänkin käyttöohjeen kääntäminen vaatii muutakin kuin kielenkäytön hallintaa. On tunnettava kohdemaan käyttöohjeita sivuava lainsäädäntö (kuten tuotevastuulaki), turvallisuusmääräykset, kaupankäynnissä sovellettavat säännökset, kohderyhmän tausta sekä esimerkiksi kohdemaan huoltoverkoston kattavuus. Käännöksestä tulee täsmällinen, kun kääntäjä saa suorat yhteystiedot asiantuntijalle, kuten laitteesta ymmärtävälle insinöörille, lisätietojen kysymistä varten. Paras tae käyttöohjeen toimivuudesta saadaan, jos kääntäjä voi tarkistaa ohjeen toimivuuden käytännössä käyttämällä tuotetta tai laitetta. 

Lue asiakastarina: Toyrock käännättää käyttöohjeita Suomen markkinoita varten

Millainen on hyvä käyttöohje?

Käyttöohjeilla on varmistettava tuotteiden oikea käyttö, ei pelkästään turvallinen käyttö. Hyvässä käyttöohjeessa kieli on virheetöntä ja teksti aidosti ymmärrettävissä. Käyttöohjeen laatimiseen ja kääntämiseen tarvitaan asiantuntijan osaamista, mutta ohjeet tulee kuitenkin aina muotoilla niin, että maallikotkin pystyvät niitä ymmärtämään ja noudattamaan. Ihannetilanteessa käyttöohje annetaan lopuksi laitteen keskivertokäyttäjän testattavaksi. Jos hän saa sen avulla laitteen toimimaan helposti ja nopeasti, käyttöohje on saavuttanut vähimmäistavoitteensa. Tässä vinkkimme hyvän käyttöohjeen luomiseen.

Lyhyesti, selkeästi, loogisesti – muistilista käyttöohjeen kirjoittamiseen

1. Käyttöohjeesta pitää käydä selvästi ilmi laitteen nimi ja malli. 
2. Jos samassa ohjeessa käsitellään useita laitemalleja, tekstissä tulee selkeästi osoittaa, mihin malliin milloinkin viitataan.
3. Pitkien käyttöohjeiden alkuun tulee aina sisällysluettelo ja loppuun mahdollinen hakusanaluettelo.
4. Tee selvä ero taustatietojen ja varsinaisten toimintaohjeiden välille.
5. Ota huomioon, että käyttöohjeita luetaan printtiversion lisäksi usein digitaalisena erikokoisilta ruuduilta. Ohjeen pitäisi olla helposti luettavissa myös esim. puhelimen näytöltä.
6. Lyhyet lauseet lisäävät ymmärrettävyyttä ja nopeuttavat lukemista.
7. Vältä alan sisäistä jargonia, ja käytä sen sijaan laitteista ja niiden osista niiden oikeita (esim. standardoituja tai tekniikan sanastokeskuksen tai muun vastaavan tahon suosittelemia) nimiä.
8. Yksinkertaiset, varsinaista käyttöä käsittelevät pikaohjeet ovat usein käteviä.
9. Käyttöohjeessa on kuva kaikista niistä laitteen osista, joihin tekstissä viitataan. Osat numeroidaan ja nimetään ja niihin viitataan tekstissä sekä nimellä että numerolla.
10. Kuvat tulee sijoittaa esim. taitettavalle sivulle, jonka voi kääntää esiin siten, että se näkyy yhtä aikaa tekstin kanssa.
11. Yleiset turvaohjeet sijoitetaan käyttöohjeen alkuun ennen varsinaista käytön opastusta. Turvaohjeiden kanssa kannattaa käyttää tarveharkintaa – liiat varoitukset hukuttavat alleen oleelliset varoitukset.
12. Tiettyihin toimintoihin liittyvät turvaohjeet puolestaan sijoitetaan sen kohdan alkuun, johon ne liittyvät. Nämä turvaohjeet on esitettävä siten, että ne tunnistaa heti turvaohjeiksi (esim. kehystetään, merkitään alkuun huutomerkki tms.)
13. Myös toimintoihin liittyvät selitykset on hyvä sijoittaa ennen varsinaisia toimintaohjeita, jotta kokonaisuus pysyy yhtenäisenä.
14. Toimintaohjeet esitetään kronologisessa järjestyksessä. Toiminnot selostetaan lyhyillä ja tarkoilla ilmaisuilla sekä viittaamalla kuviin: Paina ensin x-painiketta (2). Laite tekee jotain. Paina sitten y-painiketta (3). Lopeta painamalla z-painiketta (5). 

Ei vain välttämätön paha – käyttöohjeiden avulla voi tukea brändiä

Valmistajan ja maahantuojan näkökulmasta käyttöohjeiden ajatellaan usein olevan pakollinen paha. Tilanteen ja toimeksiannon mukaan käyttöohjeelle voidaan kuitenkin asettaa muitakin tavoitteita kuin laitteen tai muun tuotteen käytön ohjaaminen. Tuotesisällöt ovat tärkeä osa tuotteen käyttökokemusta, ja ne voivat vahvistaa tai heikentää yrityksen mainetta. Oli kyseessä sitten käyttöohjeet tai muu tuotedokumentti, kuten asennusohjeet, huoltokäsikirja tai tuoteluettelo, asiakirja on syytä koostaa huolellisesti. Myöskään mahdollisuutta käyttää sen sivuja markkinointiin ja lisämyyntiin esim. tuotteen lisävarusteisiin viittaamalla ei kannata sivuuttaa.